Possível uso indevido pode gerar custos significativos para a empresa

Desde 2015 várias empresas de software – entre elas Microsoft, Oracle, SAP e Adobe – têm intensificado os processos de auditoria de licenciamento de seus produtos, procurando identificar quais clientes deveriam pagar valores adicionais pelo eventual uso indevido de licenças não contratadas.

O problema é que as regras e critérios para determinar se uma licença é devida ou não são complexos, e estão associados não somente ao uso real dos produtos pelos usuários, mas também à forma como foram instalados. Ou seja, há uma questão técnica envolvida, a maior parte das vezes desconhecida pelo pessoal de TI, ou mal cuidada pela empresa que foi contratada originalmente para aquisição e licenciamento do software.

Os trabalhos de verificação do licenciamento têm sido desenvolvidos por empresas de auditoria, o que torna o processo mais rígido e de negociação mais difícil, uma vez que há uma intermediação entre cliente e fornecedor do produto.

A melhor prática é antecipar-se a essa solicitação de auditoria (um direito do fornecedor) e efetuar uma avaliação cujo objetivo seja evitar/minimizar esses custos não planejados, com fundamentação técnica (o que a organização realmente precisa usar e qual a forma otimizada de fazê-lo), e preparar-se adequadamente para eventuais argumentações.

A Techwave – braço de infraestrutura tecnológica da Lozinsky Consultoria de Negócios – vem desenvolvendo esse tipo de trabalho há dois anos, com sucesso.

Tanto sob o aspecto preventivo – definindo a forma correta de licenciamento -, quanto sobre a questão de minimizar os custos – respeitando as regras – quando da ocorrência da auditoria.

A Assessoria foi realizada em diferentes segmentos de negócios, como Varejo, Indústria Farmacêutica, Saúde, Seguros, Agrobusiness, Logística e Clubes. Como exemplo de dois casos em que atuamos depois que a auditoria de licenciamento foi instalada, conseguimos reduzir o valor cobrado de R$ 2 milhões para R$ 200 mil em um caso, e de R$ 200 mil para R$ 12 mil no outro. Sempre com a concordância formal do fornecedor.

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