Alinhamento entre PDTI e planejamento estratégico da organização é fator crítico responsável por garantir que a tecnologia enderece, realmente, as questões essenciais de negócio

Um dos desafios da TI sempre foi atuar como ponte entre os recursos de sistemas e infraestrutura tecnológica existentes nas empresas e as novidades e tendências, de acordo com as expectativas do negócio – garantindo a medida exata do uso das tecnologias modernas disponíveis.

Porém, a urgência e precisão em transformar afetou a todos, exigindo, agora, uma abordagem precisa, que inclui a integração entre essas diferentes realidades e suas respectivas estratégias. Aprimorar a utilização dos recursos, aumentar o valor agregado e impulsionar os resultados tornaram-se um problema de todos – e um problema que não pode ser solucionado em feudos.

Essa não é uma tarefa fácil. Vamos viajar para o passado, rapidamente, e relembrar como as coisas já foram um dia: passamos por uma fase de grandes computadores e ambientes totalmente centralizados. Depois, vimos a explosão da microinformática em plataformas com processamentos distribuídos e, recentemente, experimentamos uma nova transformação – uma das maiores. Os limites para evolução dos recursos tecnológicos são, hoje, mínimos. E, independentemente do setor e do porte de uma empresa, IoT, inteligência artificial, indústria 4.0, mobilidade e transformação digital são temas em pauta.

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Para que os investimentos em TI beneficiem, de fato, o negócio, as organizações precisam garantir que o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) e o planejamento estratégico da empresa estejam completamente alinhados. A elaboração de um PDTI com as dimensões ideais requer atenção afiada e reflexão constante sobre imperativos que devem estar muito bem resolvidos. Destaco, abaixo, cinco deles.

1. Compreensão do momento atual e expectativas para o futuro

Sem uma boa fotografia de todas as áreas, fica muito difícil garantir que a TI fará um trabalho aderente às expectativas do negócio. Não dá para cuidar da eficiência do futuro sem um alinhamento com a realidade atual. Seria como instalar uma turbina em uma canoa. Precisamos entender a cadeia de valor, seus macroprocessos e o grau de aderência dos sistemas instalados hoje, além da visão futura do negócio, para, então, definir um plano para os próximos 3, 4 ou 5 anos.

2. Atenção aos aspectos essenciais para todo negócio

Existe um conjunto de assuntos que ajudam a nortear o PDTI. São eles: governança, organização, arquitetura de sistemas, infraestrutura tecnológica, segurança da informação, contingenciamentos, continuidade das operações e serviços de TI. Esses são pilares  que, necessariamente, devem estar presentes no plano de TI. Contudo, apesar dessas boas práticas servirem como apoio, não há, no entanto, um formato único ou caminho mágico que resolva tudo.

3. Formação de um time preparado para executar o PDTI

Como todas as áreas em uma empresa, a TI  tende a estar organizada por um conjunto de conhecimentos e habilidades suficientes para lidar com a operação do dia-a-dia, executar melhorias, além de projetos específicos. Só que outras competências tornam-se fundamentais para compor a organização que executará o programa de trabalho oriundo do PDTI. Para governar o PDTI é recomendável a criação de um comitê, liderado por um patrocinador de nível alto e um time transitório para a execução das ações. Esse grupo de pessoas deve ser composto por profissionais técnicos de TI – internos e externos à organização – somando conhecimentos e habilidades específicas mapeadas durante a elaboração do plano, além de estabelecer uma comunicação fluida considerando o estilo de cada organização.

Vale também um cuidado especial para organizar um time capaz de atender às necessidades indeterminadas e urgentes que podem aparecer no dia-a-dia.

4. Prevenção quanto aos risco de execução

Como em qualquer estratégia transformadora, existem riscos e imprevistos possíveis em todas as etapas de trabalho, que devem ser mapeados, eliminados, ou, ao menos, mitigados a níveis aceitáveis.

Durante a execução do PDTI, por exemplo, eventos adversos e imponderáveis, se mal conduzidos ou negligenciados, podem causar efeitos negativos para dois momentos muito importantes do PDTI: 1) a data planejada para a virada em produção da nova arquitetura de sistemas e 2) a duração do período planejado de operação assistida. O insucesso desses marcos força a necessidade de rever escopos, ampliar prazos, aprovar novos investimentos, estender o tempo das equipes e, na contramão do planejado, postergar os impactos transformadores no negócio.

5. Gestão de mudança

Durante um projeto, desde o planejamento até a entrega, as atividades serão realizadas por profissionais com variadas formações, experiências, maturidades e comportamentos. Na prática, essas particularidades serão fundamentais para o desenho e a implementação de soluções bem sucedidas. Por isso, é importante falarmos da gestão de mudança, que engaja e prepara, da melhor forma possível, a equipe do projeto, os usuários e stakeholders que – direta ou indiretamente – serão impactados pela nova arquitetura de sistemas e de tecnologia.

Esses elementos não esgotam os cuidados para idealizar e implementar um planejamento de TI, mas certamente compõem alguns dos pontos mais críticos e fazem a diferença entre o sucesso e o pedido de desculpas pelo fracasso. E quando esse alinhamento falha, o PDTI torna-se apenas mais um documento burocrático para a organização.