Quando estão em jogo atividades complexas, como a implementação de soluções de tecnologia, deslizes na gestão podem deixar rastros não desejados, como resultados abaixo do esperado, ou mesmo a perda do investimento realizado

Por Ricardo Stucchi

Projetos de TI são complexos por natureza e geram expectativas gigantescas – às vezes, até desmedidas. Para que realmente se realizem e causem impacto positivo, necessitam de uma gestão à altura do desafio e que entenda que os problemas não são uma mera possibilidade: mais cedo ou mais tarde, eles vão ocorrer.

E eu não estou exagerando. Um projeto de TI envolve inúmeros fatores, inclusive circunstâncias que nada têm a ver com a tecnologia, mas que nela irão refletir. Pode ser a implementação de um novo sistema, a integração com outros, mudanças de processos, entre outras ações sensíveis. Um projeto de TI, em geral, envolve um controle forte e eficiente sobre as mudanças iminentes, com um debate interno intenso e bem conduzido.  

Quando bem executada, a iniciativa pode, por exemplo, trazer mais eficiência e integridade para a empresa, levando-a a um patamar de maior escalabilidade. Mas, se der errado, acarretará em resultados no mínimo abaixo das expectativas, gerar gastos desnecessários e, até mesmo, abandono do projeto.

Com tantas dimensões para administrar e a convicção de que problemas fazem parte do processo, a qualidade da gestão do projeto tem que ser compatível com o desafio.

Quando não há uma gestão para encarar os problemas no momento certo, o projeto de TI fracassa aos poucos – como um desmoronamento visto em câmera lenta, mas no qual o gestor não consegue intervir a tempo. Quando percebe, a casa desabou.

A gestão é maior que ter um gestor

Quando me refiro a uma gestão eficiente, o fato de haver um gerente de projeto não basta. Também não adianta apenas que essa pessoa seja experiente e qualificada para a função, se ela precisa tomar decisões simultâneas de diversos projetos e, com isso, perde o timing de agir. Gestão de qualidade também envolve ter uma governança de projeto à altura da sua complexidade. Cada tema e toda situação precisam de respostas específicas, com todos os envolvidos cientes de seus papéis no enfrentamento da situação e capazes de tomar as decisões necessárias, especialmente as mais difíceis.

Mas quais são alguns dos maiores desafios para que um projeto de TI seja bem-sucedido? Costumo dizer que a parte técnica usualmente é a mais fácil, e uma das mais difíceis está nas pessoas. Cada indivíduo ligado ao projeto tem sua própria realidade e é preciso entender as diferenças entre os colaboradores e aceitar a complexidade do ser humano. 

Às vezes, um projeto está aprovado pela diretoria, o orçamento está disponível, há bons fornecedores garantidos, assim como implementadores eficientes, mas se as pessoas-chave na organização não querem que o projeto ocorra, a consequência pode ser uma sucessão de problemas que levarão ao desabamento da iniciativa. 

Em projetos muito grandes, a resposta pode estar numa gestão que envolva diferentes características, entre elas:

• Capacidade de acompanhar de forma pragmática o andamento de cada uma das entregas;
• Percepção, em conversas informais de como os temas estão sendo tratados;
• Pode caber, também, o acompanhamento individual para entender dificuldades mais escondidas;
• E, ainda, a habilidade de provocar o grupo e colocar perguntas importantes que deveriam ser respondidas naquele momento do projeto

Muitas empresas não possuem todas essas competências em seu quadro, e buscar apoio externo não deve ser visto como mais um gasto, e sim como um investimento para a entrega dos resultados esperados.

Quando o assunto é TI, problemas irão acontecer. Isso é fato. Por isso, é fundamental pensar na gestão de forma que o controle desses problemas seja eficiente e rápido.